多忙な時ほど思考を整理すると仕事も捗る件

エヌオーシーケー、どうもnockです。

本日は、多忙な時ほど思考を整理してあげることが大事だよーというお話をしていきます。

多忙でないときは、そもそも思考が整理されていることが多い

僕は思考の整理をするために資料を作ったりって面倒だなーとか、やらなくても良いんじゃないかなーと良く思うんですよ。
それでもたまに、「やっぱ整理しておくんだったー！！」と後悔することもあります。
それで整理を始めようとするんですが、どうも続かない。

そこで何が原因で整理をしなくなってしまうのかを考えたところ、「頭の中で整理しきれてしまうことまで整理しようとしていた」ことが原因なのではないかと思ったのです。

そもそも別に忙しくない時って、わざわざ資料とかに纏めたり、図にしたりしなくても、頭の中でどのように作業をするかが見えている状態が多いんですね、しかも慣れていることならなおさら。
そんな中整理をしたところで、整理するという作業量に対して、整理したことのメリットが十分に感じられない訳です。
そのため、余計に整理する作業を面倒だと思ってしまっていました。

多忙な時は思考が拡散しがち

そして多忙な時っていうのは思考が拡散しがちです。
というのも、今やっていることの後に何かが控えているからこそ多忙となるからです。
どうしても「あれもやらなきゃ」「これもやらなきゃ」「あ、あれ忘れてた！」みたいに思考が纏まらないことが多くなります。

こうなる原因は何かというと、人間が一度に考えられる容量を超えてしまうからです。
人が一時的に記憶を留めておく脳の機能をワーキングメモリというんですが、これは脳の性能が良い人でも７～８個くらいまでが限度と言われています。
つまり一般的な人の脳内では、「あれ」「これ」「それ」といったものが５～６個とかになってしまうだけで容量を超える、または容量が一杯になってしまいます。

すると、やることを考えるだけで精一杯になり、
物事の進め方を考えることができない、「それ」をやったら「あれ」を忘れてしまう、と言ったような問題が起こり、グダグダな結果を招くこととなってしまうのです。

多忙な時でも、多忙でない時と同じ視野にする

じゃぁグダグダな結果にならないためにどうすれば良いかというと
「多忙な時でも、多忙でない時と同じ視野を持てるようにする」ことです。

次のように思考をノート等に書き出し、纏めてみるのが宜しいかと。

• やることリストを作成する（何をやらなきゃいけないかを洗い出す）
• やることの前後関係を並べる（Bの作業はAの作業が終わってからでないと着手できない等）
• ひとつひとつのやることに対する期間の設定

これはWBSと呼ばれる進捗管理を行うためのテクニックをもとにしており、ひとつひとつの作業を人が理解できるレベルまで細分化していって、それぞれのタスクに期間を設けていきます。
そうすると、
「何時までに何をやらなきゃいけない」ことや
「次は何をしなきゃいけない」ということが明確になるんですね。
そうなると時間的制約はあるものの、多忙でない時と同じ視野で作業できるため落ちた作業効率が戻ります。

秘書でもいれば「今日は15時から会議、16時からは空港に向かう予定となっております」みたいにナビゲートしてくれるんでしょうかねー